Zasady prawidłowej archiwizacji akt
Akta wymagają odpowiedniego porządkowania oraz przechowywania, jest to nie tylko konieczność, ale przede wszystkim obowiązek wszystkich firm pracujących z danymi osobowymi lub danymi wrażliwymi. Obowiązek ten regulowany jest przez adekwatne ustawy i rozporządzenia.
Czym jest archiwizacja akt?
Archiwizacja akt jest procesem obejmującym zbieranie, klasyfikowanie i zabezpieczania dokumentów przedsiębiorstw celem przechowywania ich przez czas określony odpowiednimi aktami prawnymi. Obowiązek archiwizacji dotyczy:
- dokumentów Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- dokumentów podatkowych,
- dokumentów osobowych pracowników,
Archiwizacja musi obejmować nie tylko przechowywanie akt, ale również zabezpieczenie danych wrażliwych od kradzieży, kopiowania i wykorzystania ich niezgodnie z prawem.
Archiwizacja dokumentów: klasyfikacja i czas przechowywania
Prawidłowa archiwizacja dokumentacji wymaga wcześniejszej klasyfikacji akt pod kątem typu nośnika, dostępności oraz wartości archiwalnej. Dokumentom podaje się odpowiednie kody:
- A – materiały o wartości historycznej, wymagające przechowywania dożywotniego,
- B – dokumentacja „niearchiwalna”,
- Bc – dokumenty powtarzalne, możliwe jest zniszczenie ich po użyciu, osobiście lub przez firmy zewnętrzne,
- B(cyfra) – dokumenty wymagające przechowywania przez konkretny czas, cyfra za literą określa liczbę lat przechowywania, dokumenty księgowe i ZUS z reguły wymagają przechowywania przez 5 lat, kod takiej dokumentacji brzmiałby więc „B5”,
- BE(cyfra) – cyfra określa okres, po którego upływie akty powinny być ponownie przeanalizowane przez archiwum państwowe. W tym procesie określana jest ich wartość i treść i otrzymują nowy kod.
Archiwizacja akt: potencjalne utrudnienia i ich rozwiązania
Najczęściej spotykanym problemem archiwizowania akt jest wyznaczenie odpowiedniego miejsca do ich przygotowywania. Warto zlecić to zadanie firmie zewnętrznej, takiej jak Rhenus Data Office Polska, która zdejmie ten obowiązek z firmy. Dzięki temu dokumenty będą zabezpieczone przed zalaniem, spaleniem, uszkodzeniem oraz nieuprawnionym dostępem, a po upływie wyznaczonego czasu profesjonalnie zutylizowane.
Podsumowanie tematu, jakim jest archiwizacja akt:
- czas przechowywania akt określają przepisy zawarte w rozporządzeniach i ustawach,
- aktom do archiwizacji należy nadać odpowiedni kod,
- archiwizowanie akt w zakresie ich przechowywania wymaga zabezpieczenia ich przed zniszczeniem, uszkodzeniem, dostępem osób nieuprawnionych, nieuprawnionym kopiowaniem i udostępnianiem oraz kradzieżą.
