Przechowywanie dokumentów – najlepsze praktyki
Przechowywanie dokumentów jest ważne, ponieważ może być konieczne do celów prawnych. Przechowanie dokumentów może odbywać się za pośrednictwem zewnętrznej firmy. Niektóre firmy muszą korzystać z przechowywania akt w ten sposób. Na przykład kancelaria prawna może być zmuszona do przechowywania wszystkich akt klienta przez cały czas trwania sprawy. W ten sposób mają do nich dostęp w każdej chwili i nie muszą martwić się o znalezienie wystarczającej ilości miejsca w swoim biurze.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów to proces zachowywania lub organizowania materiałów historycznych do wykorzystania w bieżących badaniach, edukacji lub prowadzeniu dokumentacji. Może również odnosić się do organizacji archiwów.
Jak wygląda przechowywanie dokumentacji w zewnętrznym archiwum?
Na rynku istnieją firmy specjalizujące się w przechowywaniu i archiwizacji dokumentów. Jedną z nich jest https://www.ekoakta.pl/ – firma oferująca przechowywanie dokumentów. Proces przechowywania dokumentacji za pośrednictwem takiej firmy składa się z kilku kroków:
- najpierw pudła z dokumentami pakowane są w siedzibie firmy zlecającej archiwizację,
- następnie w konwoju spakowane dokumenty są transportowane do zewnętrznego archiwum,
- firma zlecająca archiwizację otrzymuje stosowny dokument potwierdzający przekazanie akt czy dokumentów do archiwizacji,
- pudła w których znajdują się dokumenty są oznaczane – przygotowywana jest ewidencja archiwizowanych akt,
- następnie akta i dokumentacja są umieszczane w punkcie archiwizacyjnym – jest to miejsce posiadające odpowiednie zabezpieczenia.
Jakie dokumenty najczęściej są przechowywane w archiwach zewnętrznych?
Z firm zewnętrznych, które oferują przechowywanie dokumentów korzystają m.in:
- firmy, w tym przede wszystkim korporacje,
- instytucje,
- kancelarie prawne,
- wszelkie placówki czy organizacje,
- czasem osoby prywatne, które zajmują się kolekcjonowaniem pamiątek rodowych.
Firmy generujące bardzo dużo dokumentów, które wymagają przechowywania przez określony czas zlecają przechowywanie akt w archiwach zewnętrznych. Takie przechowywanie dokumentów pomaga w poprawnym skatalogowaniu dokumentacji oraz zabezpiecza ważne dokumenty przed zniszczeniem.
