Archiwizowanie dokumentów, a czas przechowywania
Przepisy prawa, a dokładniej ustawa o rachunkowości, mówią o tym, że podmioty gospodarcze są zobowiązane do gromadzenia dokumentów oraz ich archiwizowania. Archiwizacja dokumentów jest obowiązkiem, za którego nieprzestrzeganie grożą kary przewidziane w ustawie. Kierownik przedsiębiorstwa jest zobowiązany do określenia zasad, form i metod archiwizacji. Które dokumenty należy archiwizować? Jak długo należy je przechowywać?
Archiwizacja akt – które dokumenty należy przechowywać?
Archiwizowanie dokumentów dotyczących wszelkich przychodów oraz rozchodów jednostki jest konieczne. Ustawa wymaga archiwizowania takich dokumentów, jak:
- rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
- podatkowe księgi przychodów i rozchodów,
- deklaracje,
- ewidencje sprzedaży,
- kserokopie zeznań podatkowych (rocznych),
- dokumenty dotyczące inwentaryzacji,
- wszelkie dowody księgowe.
Wszystkie te dokumenty podlegają zasadom archiwizowania dokumentacji. Jak długo należy je przechowywać?
Archiwizacja dokumentacji – jak długo przechowywać?
Archiwizacja dokumentów księgowych podlega zasadom archiwizacji z 1 stycznia 2019 roku. Od momentu wejścia ustawy w życie, przedsiębiorcy zwolnieni są z obowiązku bezterminowego przechowywania dokumentów dotyczących sprawozdań finansowych. Od tego momentu obowiązek ich przechowywania trwa 5 lat.
Archiwizowanie dokumentów w większości przypadków trwa 5 lat, ale warto znać dokładne wytyczne, by nie popełnić błędu. Jak długo należy przechowywać dokumenty?
- roczne sprawozdanie finansowe (zatwierdzone) należy przechowywać 5 lat od roku, który następuje po roku obrotowym, podczas którego zatwierdzono roczne sprawozdanie finansowe,
- karty wynagrodzeń pracowników – nie krócej niż 5 lat. Warto jednak wiedzieć, że dokładny czas określają przepisy dotyczące emerytur i rent,
księgi rachunkowe należy przechowywać 5 lat, - archiwizowanie dokumentów dotyczących ustalonego sposoby prowadzenia księgowości powinno trwać co najmniej 5 lat od upływu ważności tej dokumentacji,
- dowody księgowe, które dotyczą przychodów ze sprzedaży detalicznej – do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, którego dotyczyła dana sprzedaż (jednakże nie krócej, niż do momentu całkowitego rozliczenia osób związanych ze sprzedażą),
- dokumenty inwentaryzacyjne należy archiwizować przez 5 lat,
- dowody księgowe, które są związane ze środkami trwałymi w budowie, kredytami, pożyczkami, umowami handlowymi oraz roszczeniami czy postępowaniem karnym należy przechowywać przez 5 lat od roku, który następuje po danym roku obrotowym, którego dotyczyły operacje,
- dokumenty związane z reklamacjami bądź rękojmiami należy przechowywać przez rok od zakończenia procesu,
- inne sprawozdania i dowody księgowe – 5 lat.
Archiwizacja dokumentacji medycznej wygląda podobnie. Dokumenty powinno się przechowywać przez 5 lat od roku następującego po zakończeniu świadczenia. W przypadku dzieci okres ten jest znacznie dłuższy i wymaga przechowywania dokumentów do ukończenia 24 roku życia przez pacjenta.
Na podstawie: RhenusData
